En el día a día se nos van acumulando muchas tareas, siendo en algunos momentos, difíciles de administrarlas. Esto hace necesario que busquemos en nuestro calendario el momento adecuado para realizarlas. Una forma de organizar mejor estas actividades es auxiliándose de los denominados «gestores de tareas«.

Entre los métodos que se emplean para la gestión de tareas se encuentra GTD (Getting Things Done), que «se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas«.  Este sistema fue propuesto por el escritor David Allen en un libro con el mismo nombre.

El sistema GTD considera los siguientes principios:

• Recopilar. Consiste en depositar en «cubos» externos todo lo que necesitemos recordar. Estos «cubos» pueden ser correos electrónicos, agendas, calendarios y cualquier dispositivo que permita guardar la información.
• Procesar. Es analizar o «procesar» la información almacenada en los «cubos». Aquí se considera que si una determinada tarea lleva menos de dos minutos en realizarla, es mejor hacerlo de una vez.
• Organizar. Las actividades se «clasifican» en acciones próximas o inmediatas, proyectos (actividades sin terminar), en espera (cuando hay un factor externo que afecta o se espera una acción que no depende directamente de nosotros) y algún día, que son actividades que no urgen que se realicen.
• Revisar. Consiste en pasar lista a las actividades del día, de la semana o del mes.
• Hacer. Esto es sinónimo de pasar a la acción: realizar la tarea planificada.